# Documentsjablonen

Elke offerte, factuur en creditnota die je verstuurt wordt opgemaakt met een **sjabloon**: een
stapel blokken (header, klant, regels, totalen, voorwaarden, handtekeningen) die je visueel
rangschikt. Sjablonen zijn data per bedrijf, geen code, dus een wijziging heeft nooit een release
nodig.

Sjablonen staan onder **Verkoop → Instellingen**, in twee secties:

- **Documenten** (`/m/sales/settings/documents`): welk sjabloon elk soort document gebruikt.
- **Sjablonen** (`/m/sales/settings/templates`): de sjablonen zelf.

Een sjabloon bewerken, hernoemen, dupliceren of verwijderen kan alleen de **werkruimte-eigenaar**.
Iedereen anders kan de secties Documenten en Sjablonen nog wel bekijken en een sjabloon
alleen-lezen openen.

## Standaardsjablonen

Elk bedrijf begint met drie alleen-lezen sjablonen:

| Sjabloon | Opmaak |
|---|---|
| **Standard** | Logo, bedrijfsblok rechts, klantblok, metaregels, intro, regels met kolommen voor eenheid en btw, totalen in een kader, voorwaarden, handtekeningen. |
| **Compact** | Dezelfde inhoud met een kleinere header, zonder eenheidkolom en met een eenvoudig totalenblok, voor documenten die op één pagina moeten passen. |
| **Modern** | Bedrijfsnaam (of logo) en contactgegevens naast elkaar, een opvallend blok met nummer en datums, een gevulde kop boven de regels, het totaal in je accentkleur, een blok **Betaalgegevens** op facturen, voorwaarden in een kader en een voettekst met twee kolommen. Het bedrijfsblok laat het KvK-nummer en het btw-nummer weg; die staan samen met het IBAN (zonder BIC) in de voettekst. |

Een standaardsjabloon kun je niet bewerken of verwijderen. **Dupliceer** het, geef de kopie een naam
en bewerk die kopie.

### Modern in je eigen kleur

Modern gebruikt het standaard blauwe accent. Wil je je eigen kleur, **dupliceer** dan Modern onder **Verkoop → Instellingen → Sjablonen**, open de kopie, selecteer niets op de pagina, wijzig **Accentkleur** in het paginathema en klik **Opslaan**. Kies de kopie daarna als sjabloon voor facturen en creditnota's onder **Verkoop → Instellingen → Documenten** en klik **Opslaan** in de balk onderaan het scherm.

## Een sjabloon kiezen per documentsoort

Open **Verkoop → Instellingen → Documenten**. Elke soort (Offertes, Facturen, Creditnota's) heeft
een eigen keuzelijst met de sjablonen die die soort ondersteunen. Kies er een, of **Geen sjabloon**
om de keuze te wissen, en klik **Opslaan** in de balk die onderaan het scherm verschijnt.

Een andere keuze geldt alleen voor **toekomstige** documenten. Een offerte of factuur die al
verzonden is houdt de pdf waarmee hij verstuurd is, voor altijd: die pdf wordt bij het versturen
opgeslagen en nooit opnieuw opgemaakt.

## Een sjabloon bewerken

Klik in **Verkoop → Instellingen → Sjablonen** op **Bewerken** bij een van je eigen sjablonen. De
editor opent schermvullend: links de blokkenlijst, in het midden je pagina op A4-verhouding, rechts
de instellingen van het geselecteerde blok.

De pagina is gevuld met **voorbeeldgegevens** (een fictieve klant, drie regels met 21% en 9% btw,
een lijst met werkzaamheden, twee foto's en een handtekening), zodat je ziet hoe een blok eruitziet
zonder een echt document te versturen. Met de keuzelijst **Voorbeeldtaal** in de header wissel je
het voorbeeld tussen EN, NL en TR; dat is de snelste manier om te controleren of een Nederlands
document nog past nadat je een kolom hebt versmald.

Sleep een blok van links op de pagina om het toe te voegen, sleep het aan de greep om het te
verplaatsen, en selecteer het om de instellingen te wijzigen. Klik **Opslaan** als je klaar bent.
Weggaan met niet-opgeslagen wijzigingen toont *"Weggaan zonder opslaan?"* met **Verder bewerken** en **Wijzigingen
verwerpen**.

Een standaardsjabloon openen toont *"Dit is een standaardsjabloon. Dupliceer het om wijzigingen te maken."* en de editor is alleen-lezen; een sjabloon openen als iemand anders dan de
werkruimte-eigenaar toont in plaats daarvan *"Alleen de eigenaar van de werkruimte kan sjablonen wijzigen."*

### Blokken

| Blok | Wat het toont |
|---|---|
| **Header** | Je logo, een optionele titel en een lijn in je accentkleur. Zonder eigen titel toont hij het documenttype, anders **Offerte**, **Factuur** of **Creditnota**. |
| **Bedrijfsgegevens** | Je bedrijfsadres, btw-nummer, KvK-nummer, IBAN, BIC, e-mail, telefoon en website, elk apart aan of uit. |
| **Klant** | Naam, contactpersoon en adres van de klant, en optioneel het btw-nummer en KvK-nummer. Kies het **factuur**- of het **werk**adres. |
| **Documentmeta** | Nummer, documentsoort, datum, geldig tot, vervaldatum en prestatiedatum, als regels of op één lijn. |
| **Intro** | De introtekst van het document, met een terugvaltekst voor documenten zonder intro. |
| **Regels** | De regeltabel. Zet de eenheidkolom, de btw-kolom, regelomschrijvingen, regelnummers en zebrastrepen aan of uit. |
| **Totalen** | Subtotaal, btw per tarief, totaal, en optioneel het betaalde en openstaande bedrag. |
| **Betaalgegevens** | Alleen op facturen: begunstigde, IBAN, BIC, bank, het factuurnummer als kenmerk en de vervaldatum, zodat de klant direct vanuit de pdf kan betalen. Op offertes en creditnota's of zonder IBAN in je bedrijfsprofiel drukt het blok niets af. |
| **Werkzaamheden** | Wat wel en niet inbegrepen is, gegroepeerd per categorie, in één tot drie kolommen. |
| **Voorwaarden** | De voorwaardentekst van het document, in de grootte die je kiest. |
| **Handtekeningen** | Handtekeningvlakken voor jou en de klant, met de getekende handtekening als de offerte ondertekend is. |
| **Foto's** | De foto's bij een offerte, in een raster van één tot vier kolommen, maximaal acht. |
| **Tekst** | Vrije tekst. Ondersteunt de placeholders hieronder. |
| **Scheidingslijn** | Een horizontale lijn. |
| **Witruimte** | Verticale ruimte. |
| **Kolommen** | Twee vlakken naast elkaar, elk met eigen blokken. |
| **Pagina-einde** | Zet het volgende blok op een nieuwe pagina. |
| **Footer** | Een voettekst met optioneel een paginanummer. |

### Blokopties die met Modern zijn toegevoegd

| Blok | Optie | Wat het doet |
|---|---|---|
| **Header** | **Zonder logo**: **Geen** of **Bedrijfsnaam** | Drukt je bedrijfsnaam af als er geen logo is. |
| **Bedrijfsgegevens** | **Website tonen**, **BIC tonen** | Voegen de website en de BIC toe (standaard uit). |
| **Klant** | **Kop uit documentlabel** | Gebruikt een kop die bij het document past: **Factuur aan** op een factuur, **Creditnota aan** op een creditnota en **Offerte voor** op een offerte. |
| **Klant** | **BTW-nummer tonen**, **KvK-nummer tonen** | Drukken het btw-nummer en het KvK-nummer van de klant onder het adres af (standaard uit). |
| **Documentmeta** | Indeling **Prominent** | Nummer en datums als groot blok, naast de andere indelingen. |
| **Regels** | **Koptekststijl**: **Lijn** of **Gevuld** | **Gevuld** geeft de kolomkop een gekleurde achtergrond. |
| **Totalen** | Nadruk **Accent** | Geen kader: het totaal wordt groter en vet afgedrukt in je accentkleur, de andere rijen hebben de normale tekstkleur. |
| **Betaalgegevens** | **BIC tonen**, **Bank tonen**, **Kenmerk tonen**, **Vervaldatum tonen** | Kies welke betaalregels verschijnen. |
| **Voorwaarden** | **Met kader** | Zet de voorwaarden in een kader. |
| **Footer** | **Tekst rechterkolom** | Een tweede tekst rechts in de voettekst, naast de hoofdtekst. |

### Placeholders

In een **Tekst**- of **Footer**-blok worden deze placeholders vervangen bij het opmaken van het
document:

| Placeholder | Vervangen door |
|---|---|
| `{{number}}` | Het documentnummer (leeg bij een concept, dat nog geen nummer heeft). |
| `{{total}}` | Het totaal inclusief btw, opgemaakt in de taal van het document. |
| `{{due_date}}` | De vervaldatum, opgemaakt in de taal van het document. |
| `{{iban}}` | Je IBAN uit **Instellingen → Bedrijf**. |
| `{{bic}}` | Je BIC uit **Instellingen → Bedrijf**. |
| `{{bank}}` | De naam van je bank uit **Instellingen → Bedrijf**. |
| `{{company}}` | Je juridische naam, of je handelsnaam als er geen juridische naam is. De wordmark van de **Header** gebruikt bij voorkeur de handelsnaam. |
| `{{street}}`, `{{postal_code}}`, `{{city}}` | Je adres. |
| `{{email}}`, `{{phone}}`, `{{website}}` | Je contactgegevens. |
| `{{vat_id}}`, `{{coc}}` | Je btw-nummer en KvK-nummer. |
| `{{vat_label}}`, `{{coc_label}}` | De woorden voor die twee nummers in de taal van het document, bijvoorbeeld `{{coc_label}} {{coc}}`. |

Al het andere tussen dubbele accolades blijft staan zoals je het typt.

### Paginathema

Selecteer niets op de pagina en het rechterpaneel toont het thema van het hele document:

- **Font**: sans, serif of mono.
- **Accent**: de kleur van de headerlijn en de koppen, als hexcode van zes tekens (`#2B6CB0`).
- **Text** en **Muted**: de twee tekstkleuren.
- **Marges**: boven, rechts, onder en links, in millimeters.

## Voorbeeld bekijken

**Voorbeeld-pdf** slaat het sjabloon op, maakt het op met dezelfde pdf-motor als echte documenten en
opent het resultaat in een nieuw tabblad. Met de keuzelijst **Document** ernaast kies je welke soort wordt opgemaakt: **Offerte**, **Factuur** of **Creditnota**, zodat je ook blokken kunt controleren die alleen op facturen staan, zoals **Betaalgegevens**. De voorbeeldlink verloopt na een paar minuten. Bekijk een
voorbeeld na elke betekenisvolle wijziging: de editor benadert de pdf, hij ís de pdf niet.

## Hernoemen en verwijderen

**Hernoemen** wijzigt de naam in de keuzelijsten. **Verwijderen** haalt het sjabloon weg, en weigert
met *"Dit sjabloon is nog geselecteerd voor een documentsoort of wordt door een document gebruikt.
Kies eerst een ander sjabloon."* zolang het sjabloon in de sectie Documenten gekozen is of hoort
bij een document dat er al mee is opgemaakt. Kies daar eerst een ander sjabloon en verwijder daarna.

Verwijderen raakt nooit documenten die je al verstuurd hebt: hun pdf is opgeslagen, niet opnieuw
opgemaakt.

## Zie ook

- [Bedrijfsprofiel](/nl/docs/workspace/settings#bedrijfsprofiel): het logo, adres, btw-nummer, IBAN, BIC en banknaam die het bedrijfsblok en het blok Betaalgegevens afdrukken.
- [Nummering](/nl/docs/workspace/settings#nummering): waar `{{number}}` vandaan komt.