Contacten beheren

Contacten bevat iedereen die bij je winkel koopt: accounts aangemaakt via de storefront, gasten die zonder registratie hebben afgerekend, en contacten die je zelf toevoegt. Het verschijnt als Contacten in de zijbalk voor elke onderneming (in tegenstelling tot de meeste groepen hangt het niet af van een ingeschakelde module), met twee pagina's: Contacten (de lijst) en Groepen.

Contacten worden automatisch aangemaakt wanneer iemand via je storefront bestelt. Je kunt ze ook handmatig toevoegen of in bulk importeren vanuit een CSV-bestand.

Voor extra velden op elk contact, zie Eigen velden op contacten.

Persoon- en bedrijfscontacten#

Elk contact heeft een soort: Persoon of Bedrijf. Een persoonscontact is wat je eerder had: een naam, e-mail, telefoon. Een bedrijfscontact voegt zakelijke velden toe: bedrijfsnaam, registratienummer (bijvoorbeeld een KvK-nummer) en btw-nummer. Stel de soort in met de Persoon/Bedrijf-schakelaar bij het aanmaken of bewerken van een contact.

Bedrijfscontacten hoeven geen e-mailadres te hebben: sommige bedrijven factureren een bedrijf zonder ooit een individu daar te mailen. Persoonscontacten die via je storefront zijn aangemaakt hebben er altijd een (de eigen registratie van de storefront vereist dit); een bedrijfscontact toegevoegd vanuit het dashboard of CSV-import kan zonder e-mailadres worden aangemaakt.

Elk contact kan ook een extern-id dragen: een vrij te kiezen identifier die jij toewijst, bijvoorbeeld een ERP- of boekhoudsysteemreferentie, handig om contacten te matchen tussen systemen bij CSV-import en -export.

De contactenlijst#

Open Contacten in de zijbalk. De lijst toont alle contacten met deze kolommen:

Gebruik het zoekveld boven de tabel om contacten te vinden op naam, e-mail, bedrijfsnaam of extern-id; onder de tabel staan het totaalaantal, Rijen per pagina en Vorige / Volgende. Klik op een rij om de detailpagina van dat contact te openen.

Als je nog geen contacten hebt, toont de lijst "Nog geen contacten" met knoppen Nieuw contact en CSV importeren om te beginnen.

Alle contacten exporteren als CSV#

Klik op CSV exporteren boven aan de lijst. Het bestand customers.csv wordt direct gedownload met al je contacten, inclusief de bedrijfsvelden; er is geen opties-dialoog.

Dit verschilt van de actie Gegevens exporteren per contact onder Meer acties op de detailpagina, die een AVG-gegevensexport voor één contact produceert (zie Privacy en AVG hieronder).

Contacten importeren vanuit CSV#

1. Klik op CSV importeren boven aan de lijst.
2. Kies in het dialoogvenster Contacten importeren een .csv-bestand. De knop Importeren blijft uitgeschakeld tot er een bestand is gekozen.
3. Klik op Importeren. De knop toont Importeren... terwijl het bestand wordt geüpload.

Het CSV-bestand moet aan deze regels voldoen:

email is optioneel in het bestand juist omdat een bedrijfscontact er misschien geen heeft; wanneer een rij kind weglaat, valt het terug op person. Na de import meldt het dialoogvenster hoeveel contacten zijn geïmporteerd (bijvoorbeeld "12 contacten geïmporteerd.") en, als sommige rijen zijn mislukt, hoeveel, met een scrollbare lijst met fouten per rij ("Rij 3: ..."). De knop Annuleren wordt hernoemd naar Sluiten zodra een resultaat wordt getoond, en de contactenlijst wordt automatisch ververst na een geslaagde import.

Contacten in bulk verwijderen#

Selecteer contacten met de selectievakjes in de lijst en voer vervolgens de bulkactie Verwijderen uit. Er verschijnt een bevestigingsdialoog voordat er iets wordt verwijderd. Verwijderen verwijdert de contactgegevens; gebruik in plaats daarvan Contact anonimiseren op de detailpagina als je de persoonsgegevens van een contact moet wissen voor een AVG-verzoek.

Een contact aanmaken#

1. Klik op Nieuw contact in de contactenlijst.

2. Kies de soort met de schakelaar Persoon / Bedrijf en vul vervolgens het profiel in:

   Veld	Getoond voor	Beschrijving
   Naam	Persoon en Bedrijf	Verplicht. Bij een bedrijfscontact is dit de persoon met wie je contact hebt (een contactpersoon), niet het bedrijf zelf.
   Bedrijfsnaam	Alleen Bedrijf	Verplicht voor een bedrijfscontact.
   Registratienummer	Alleen Bedrijf	Optioneel, bijvoorbeeld een KvK-nummer.
   Btw-nummer	Alleen Bedrijf	Optioneel. Spaties worden verwijderd en de waarde wordt in hoofdletters omgezet voordat er wordt gevalideerd op 4 tot 20 letters en cijfers; een landprefix is niet vereist, dus niet-EU-formaten zoals een Turks VKN worden geaccepteerd (bijvoorbeeld NL123456789B01 of 1234567890).
   Extern-id	Persoon en Bedrijf	Optioneel. Je eigen referentie voor dit contact, bijvoorbeeld een ERP-id. Moet uniek zijn.
   E-mail	Persoon en Bedrijf	Verplicht voor een persoonscontact; optioneel voor een bedrijfscontact.
   Telefoon	Persoon en Bedrijf	Optioneel.
   Interne notities	Persoon en Bedrijf	Optioneel. Notities die alleen je team ziet.

3. Klik op Contact aanmaken. Je komt op de detailpagina van het nieuwe contact terecht.

Op deze manier aangemaakte contacten hebben geen wachtwoord; de pagina vermeldt "Aangemaakt zonder wachtwoord; het contact kan er later via de storefront een instellen." Validatieproblemen (bijvoorbeeld een e-mailadres dat al in gebruik is) verschijnen onder het betreffende veld.

Contactdetail#

Klik op een contact in de lijst om de detailpagina te openen. De header bovenaan toont Contacten (terug naar de lijst), en daarna de weergavenaam van het contact (bedrijfsnaam wanneer die er is) met een neutrale Gast-badge wanneer het contact een gast is en de B2B-statusbadge (zie B2B-goedkeuring). Onder de naam staan het e-mailadres als klikbare mail-link en het telefoonnummer als klikbare belllink, indien aanwezig. Op een breed scherm blijft de header in beeld terwijl je scrolt. Rechts staan Goedkeuren zolang een B2B-aanvraag in afwachting is, en Meer acties (de knop ⋯) met Gegevens exporteren, Afwijzen (alleen bij B2B-aanvragen in afwachting) en Contact anonimiseren.

Onder de header bevat de hoofdkolom de kaarten Profiel, eigen velden, Adressen, Bestellingen en (met de module Formulieren) Inzendingen. De kaarten Account en Interne notities staan op een breed scherm ernaast en op een smal scherm eronder.

Accounttype en groep#

De Account-kaart heeft twee selects:

• Type: B2C of B2B.
• Groep: Geen groep of een van je contactgroepen.

Beide worden direct opgeslagen zodra je ze wijzigt; er is geen opslaan-knop op deze kaart. Als de server de wijziging weigert, valt de select terug op de laatst opgeslagen waarde.

B2B-account goedkeuren of afwijzen#

De B2B-status van een contact staat als badge naast de naam (een contact met status Niet van toepassing toont geen badge):

Wanneer het type van een contact B2B is en de status In afwachting van goedkeuring is, biedt de header twee acties:

• Goedkeuren, de hoofdknop: bevestigt met "Dit B2B-account goedkeuren?" en markeert het contact als een goedgekeurd B2B-contact.
• Afwijzen (destructief, onder Meer acties): bevestigt met "Dit B2B-account afwijzen?" en markeert het contact als een afgewezen B2B-aanvrager.

Deze acties bestaan alleen zolang de status in afwachting is. Zodra je goedkeurt of afwijst, is er geen knop om de beslissing terug te draaien, dus beslis zorgvuldig.

Het profiel bewerken#

Met de Profiel-kaart bewerk je dezelfde velden als bij het aanmaken: Naam, de schakelaar Persoon / Bedrijf met de bijbehorende bedrijfsvelden (Bedrijfsnaam, Registratienummer, Btw-nummer), Extern-id, E-mail en Telefoon. Naam is altijd verplicht; Bedrijfsnaam is alleen verplicht wanneer de soort Bedrijf is. E-mail is optioneel voor elk contact dat je hier aanmaakt: alleen een contact dat zich via de storefront registreert moet er een hebben. In tegenstelling tot de Account-kaart worden deze velden niet automatisch opgeslagen: klik op Wijzigingen opslaan. De knop toont Opslaan... terwijl de update loopt en kort daarna een bevestiging "Opgeslagen." Validatiefouten verschijnen onder het betreffende veld.

Interne notities#

De kaart Interne notities bevat vrije tekst met de placeholder "Notities alleen zichtbaar voor je team". Klik op Notities opslaan om ze te bewaren. Deze notities worden nooit aan het contact getoond, maar ze zijn wel opgenomen in de AVG-gegevensexport van het contact, dus houd ze professioneel.

Adressen#

De Adressen-kaart toont de opgeslagen adressen van het contact, alleen-lezen: elk toont een badge met het adrestype (shipping, billing of work), een standaard-badge op het standaardadres, een optioneel label, en de naam, straat, postcode, plaats en land. Contacten beheren hun eigen adressen via de storefront; je kunt ze hier niet bewerken. Als er geen zijn, toont de kaart "Geen opgeslagen adressen."

Het adrestype work dekt een zakelijke locatie die losstaat van waar facturen naartoe gaan (billing) of waar goederen naartoe worden verzonden (shipping), bijvoorbeeld het kantoor of de projectlocatie van een bedrijfscontact.

Bestelgeschiedenis#

De Bestellingen-kaart toont de meest recente bestellingen van het contact, tot 50, met kolommen:

Klik op een rij om de bestelling te openen in de Commerce-module. Als de Commerce-module niet is ingeschakeld voor je winkel, toont de kaart in plaats daarvan "Commerce is not enabled."; zonder bestellingen toont het "No orders yet."

Formulierinzendingen#

Als de module Formulieren is ingeschakeld, heeft de contactpagina een kaart Inzendingen met de formulierinzendingen die aan dit contact zijn gekoppeld: Nummer, Formulier, Status en Ontvangen. Klik op een rij om de inzending in de inbox te openen; zonder inzendingen staat er "Geen formulierinzendingen van dit contact." Inzendingen worden automatisch gekoppeld als het e-mailadres van de bezoeker overeenkomt met precies één contact, of met de hand vanuit de inzending (zie Inbox).

Privacy en AVG#

Gegevensbeschermingsverzoeken handel je af via Meer acties (de knop ⋯) in de header van de detailpagina van het contact.

De gegevens van een contact exporteren#

Kies Gegevens exporteren om alles wat over het contact is opgeslagen, inclusief de bedrijfsvelden, te downloaden als een JSON-bestand (customer-{id}.json). Het menu-item toont Exporteren... terwijl het bestand wordt voorbereid. Gebruik dit om een inzageverzoek te beantwoorden.

Een contact anonimiseren#

Kies de destructieve actie Contact anonimiseren om een verzoek tot gegevenswissing af te handelen. Het bevestigingsdialoogvenster "Dit contact anonimiseren?" waarschuwt je wat er gebeurt:

• Naam, e-mail, telefoon, interne notities, bedrijfsnaam, registratienummer, btw-nummer en extern-id worden gewist.
• Opgeslagen adressen worden permanent verwijderd.
• Actieve storefront-inlogsessies worden ingetrokken.
• Het record wordt uit je contactenlijst verwijderd.

Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Bevestig met Permanent anonimiseren; je wordt daarna teruggebracht naar de contactenlijst.

Contactgroepen#

Met groepen pas je gedeelde prijzen, kortingen en checkoutregels toe op een set contacten, persoon of bedrijf. Open Groepen in de zijbalk Contacten. De lijst toont van elke groep de Naam (sorteerbaar), Slug en Status-badge (Actief / Inactief), met een zoekveld erboven. Er is geen groepsdetailpagina: alles gebeurt in een dialoogvenster op deze pagina.

Gebruik de Groep-select op de detailpagina van dat contact om een contact aan een groep toe te wijzen.

Een groep aanmaken of bewerken#

1. Klik op Nieuwe groep (of Bewerken in het ⋯-menu van een bestaande rij).

2. Vul het dialoogvenster in:

   Veld	Beschrijving
   Naam	Verplicht; de opslaan-knop blijft uitgeschakeld zolang dit leeg is.
   Slug	Automatisch gegenereerd op basis van de naam totdat je hem handmatig bewerkt. Laat leeg om de server er een te laten afleiden.
   Omschrijving	Optioneel.
   Prijsaanpassing	Een percentage van -100 tot 999,99. Negatief = korting, positief = toeslag. Toegepast op alle catalogusprijzen voor leden.
   Override winkelwagenidentiteitsmodus	Overnemen van winkelwagen-instellingen, Gastcheckout toegestaan, Inloggen vereist, of Alleen gast. Overschrijft je winkelbrede winkelwagenidentiteitsinstelling voor leden van deze groep.
   Altijd een offerte vereisen	Alleen zichtbaar als de module Verkoop is ingeschakeld, omdat de offerteflow bij Verkoop hoort. Wanneer aan, doorlopen leden van deze groep altijd de offerteflow, ongeacht winkelwagendrempels. Het werkt alleen zolang offerteaanvragen aan staan onder Verkoop → Instellingen → Offertes.

3. Klik op Wijzigingen opslaan.

De kolom Status toont of een groep Actief of Inactief is, maar er is geen bediening op deze pagina om dit te wijzigen.

Een groep verwijderen#

Open het ⋯-menu van de groep, kies Verwijderen en bevestig in het dialoogvenster "Deze groep verwijderen?" Een groep met nog leden kan niet worden verwijderd: het dashboard toont een foutmelding zoals "Customer group has 2 member(s). Reassign them first." Verplaats die contacten eerst naar een andere groep (of Geen groep) op hun detailpagina's.