Medewerkers

Mensen → Medewerkers (/m/payroll/employees) toont de mensen die je betaalt, met de kolommen Nummer, Naam, Beloning, In dienst en Status. Filter in de werkbalk op Status (Actief, Inactief); een rij opent de medewerker.

Een medewerker is Actief tot de dag na de Datum uit dienst, daarna Inactief. De status stel je nooit zelf in: die volgt de datums.

Een medewerker toevoegen#

Klik op Medewerker toevoegen, vul het formulier in en klik op Opslaan. Het formulier heeft vijf vakken:

Verplicht zijn Personeelsnummer, Voornaam, Achternaam, Geboortedatum, Datum in dienst, IBAN, BSN, en het Bruto loon per periode of Uurloon dat bij de beloning past.

• Personeelsnummer is je eigen kenmerk, staat op de loonstrook en moet binnen je bedrijf uniek zijn. De loonstroken in een run worden genummerd in de volgorde van het personeelsnummer.
• E-mail is het adres waar loonstroken naartoe gaan. Bij het versturen kun je het adres per loonstrook nog wijzigen.
• Land is een landcode van twee letters, bijvoorbeeld NL.
• Geboortedatum moet in het verleden liggen. De loonstrook toont het wettelijk minimumloon voor de leeftijd van de medewerker.
• Verlaat je de pagina met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien? het eerst: Wijzigingen weggooien of Verder bewerken.

Contract#

• Datum uit dienst: laat leeg zolang de medewerker in dienst is. De datum mag niet voor de Datum in dienst liggen.
• Soort contract: Onbepaalde tijd, Bepaalde tijd, Oproepkracht of Anders. Het staat op de loonstrook.
• Uren per week: de contracturen. Voor een medewerker met vast salaris bepalen ze de uren op elke loonstrook (uren per week maal het aantal weken in de periode, naar rato zoals het salaris). Een nieuwe medewerker begint met de Standaard uren per week uit de instellingen ingevuld; wijzig of wis die waar nodig. Een medewerker met vast salaris zonder eigen uren per week krijgt geen uren op de loonstrook.

Beloning#

• Beloning: Vast salaris of Uurloon.
  • Bruto loon per periode is het bruto salaris voor één loonperiode: per maand bij maandelijkse betaling, per vier weken of per week bij de andere perioden. In een periode waarin de medewerker maar een deel werkt (in of uit dienst gaat), gaat het salaris naar rato van de kalenderdagen in dienst.
  • Uurloon is het bruto loon per uur. De uren vul je per loonrun in.
• Vakantiegeld (%): laat leeg om het percentage uit de instellingen te gebruiken (8% als je dat niet hebt veranderd).

Bank en belasting#

• IBAN: het netto loon wordt naar deze rekening overgemaakt. Het wordt bij het opslaan gecontroleerd; de loonstrook toont het gemaskeerd (de eerste vier en laatste vier tekens).
• BSN: negen cijfers, gecontroleerd met de elfproef, zodat een tikfout bij het opslaan wordt opgemerkt ("The BSN is not valid."). Spaties, punten en streepjes worden weggehaald. De pdf van de loonstrook toont het gemaskeerd (***** en de laatste vier cijfers).
• Loonheffingskorting: zet dit alleen aan bij de ene werkgever waar de medewerker heeft gevraagd de loonheffingskorting toe te passen. De loonstrook vermeldt of die wordt toegepast. Borkol berekent er geen belasting mee: zie Loonheffing en Zvw.

Beginsaldi#

Begin je midden in een jaar met Borkol, dan staan de cijfers van dit jaar tot nu toe, van voor de overstap, nog niet in Borkol. Vul ze in bij Beginsaldi naast het formulier (het vak verschijnt zodra de medewerker is opgeslagen), zodat de cumulatieven op de loonstroken en het vakantiegeld kloppen.

Beginsaldi zijn de bedragen van dit jaar tot nu toe, betaald voordat je hier met de salarisadministratie begon. Het is geen vakantiegeldsaldo dat uit een eerder jaar is meegenomen.

Het vak begint op het huidige jaar. Per jaar vul je in:

Klik op Opslaan onder het jaar (Beginsaldo 2026 opgeslagen). Voor een ander jaar typ je het onder Jaar en klik je op Jaar toevoegen.

Het cumulatieve blok van een loonstrook telt het beginsaldo van het jaar van de loonstrook op bij elke eerdere definitieve loonstrook van dat jaar. Het vakantiegeld dat nog openstaat telt over de jaren heen: het gereserveerde min het uitbetaalde bedrag van de beginsaldi, plus alles wat sindsdien op definitieve loonstroken is gereserveerd en uitbetaald. Zie Vakantiegeld.

Een dienstverband beëindigen of een medewerker verwijderen#

Via het menu ⋯ aan het eind van een rij:

• Dienstverband beëindigen zet de Datum uit dienst op vandaag, na Dienstverband van {name} beëindigen?. De medewerker doet niet meer mee in loonruns voor latere perioden; eerdere loonstroken blijven zoals ze zijn. Voor een andere einddatum open je de medewerker en wijzig je Datum uit dienst. De loonstrook van de periode waarin het dienstverband eindigt, betaalt het vakantiegeld uit dat nog openstaat.
• Verwijderen verwijdert de medewerker en de beginsaldi definitief, na {name} verwijderen?. Dat kan niet meer zodra de medewerker loonstroken heeft ("Deze medewerker heeft loonstroken. Beëindig het dienstverband in plaats van te verwijderen."): beëindig dan het dienstverband.

Wijzigingen aan een medewerker (een nieuw salaris, een nieuw uurloon) komen in een conceptloonrun terecht bij de volgende herberekening of bij definitief maken. Definitieve loonstroken veranderen nooit: ze tonen de medewerker zoals die was bij definitief maken.