Offertes

Offertes staan onder Verkoop → Offertes. Anders dan de oude, alleen-storefront offerteaanvragen kun je er nu zelf een schrijven: druk op Nieuwe offerte.

De offertelijst#

25 offertes per pagina (aan te passen met Rijen per pagina), met zoeken, een Status-filter dat meerdere statussen neemt, een Herkomst-filter en sorteerbare kolommen #, Status, Totaal, Aangemaakt en Geldig tot.

Klik op een rij om de offerte te openen (Ctrl/Cmd-klik opent hem in een nieuw tabblad). Selecteer rijen met de selectievakjes voor de bulkacties Annuleren en Concepten verwijderen; beide vragen om bevestiging.

Offertestatussen#

Alleen Concept en Aangevraagd offertes zijn bewerkbaar. Al het andere is vastgezet en toont een banner die uitlegt waarom; om een verzonden offerte te wijzigen, kies je Dupliceren onder Meer acties en bewerk je de kopie.

De offerteheader#

De header bovenaan een offerte toont Offertes (terug naar de lijst), het offertenummer met de status en de herkomst, en de datum van ondertekening zodra er een getekende handtekening is. Op een breed scherm blijft de header in beeld terwijl je scrolt. Rechts staan de acties:

• Zolang de offerte bewerkbaar is: Opslaan als hoofdknop, met Versturen ernaast.
• Op een verzonden offerte is de hoofdknop E-mail opnieuw versturen. Op een geaccepteerde offerte is dat Factuur bekijken zodra de offerte een factuur heeft (meestal, want accepteren maakt er standaard een aan), en Factuur maken zolang die er nog niet is.
• Meer acties (de knop ⋯) bevat de rest, voor zover die op de offerte van toepassing is: Dupliceren, Bestelling maken, Pdf openen, Ondertekende pdf openen en Bestelling bekijken, en daarna Offerte annuleren en Verwijderen.

Behalve Opslaan, Versturen en Verwijderen werkt elke actie op de opgeslagen offerte. Met niet-opgeslagen wijzigingen zijn ze grijs en staat Sla je wijzigingen eerst op. onder de header.

Een offerte schrijven#

Klant#

Kies een Contact om het e-mailadres en de naam in te vullen, of typ direct een E-mail en Naam voor een eenmalige klant. Zodra een contact is gekozen, tonen de selects Factuuradres en Werkadres de adressen van dat contact; het werkadres is wat een locatiebezoek of levering gebruikt.

Gegevens#

• Documenttype bepaalt welke nummerreeks en welk voorvoegsel de offerte gebruikt. Laat het op Standaard staan tenzij je aparte reeksen bijhoudt.
• Geldig tot is de vervaldatum. Laat hem leeg en versturen vult hem in vanuit Verkoopinstellingen → Offertes → Standaardgeldigheid (dagen).
• Introductie is de tekst boven de regels. Verkoopinstellingen → Offertes → Standaardintroductie vult hem voor.
• Interne notitie is nooit zichtbaar voor de klant.

Regels#

Elke regel heeft een titel Regel, een optionele Omschrijving die eronder wordt afgedrukt, een Soort (Product, Arbeid, Materiaal, Overig), een Eenheid, een Aantal dat maximaal 3 decimalen met een punt of een komma accepteert (64,5 m²), een Stukprijs in hoofdeenheden (45.00 of 45,00), en een Btw-klasse. Het regeltotaal verschijnt rechts.

Bij het typen van minstens twee tekens in Regel verschijnen suggesties in twee groepen: Uit je bibliotheek (regels die je eerder gebruikte) en Uit de catalogus (je producten, op naam). Kies je een catalogusproduct, dan worden de titel, de eenheid van het product, de prijs en de btw-klasse ingevuld; heeft het product zelf geen prijs of btw-klasse, dan wordt de stukprijs leeggemaakt en valt de btw-klasse terug op de standaard. Op een offerte blijft de regel ook aan dat product gekoppeld, zodat het omzetten van de offerte naar een bestelling dat product verkoopt. Je kunt nog steeds elke regel met de hand typen.

Gebruik Regel toevoegen om er een toe te voegen en het prullenbakpictogram om er een te verwijderen. Zolang de offerte nog bewerkbaar is, toont het totalenblok eronder een live voorbeeld van het subtotaal, een rij per btw-tarief, en het totaal, herberekend terwijl je typt. Zodra de offerte is verstuurd, toont dit blok de exacte bedragen die op dat moment zijn vastgelegd (wat de klant daadwerkelijk is geoffreerd), niet een herberekening.

Werkomschrijving#

Werkomschrijving items zijn gegroepeerde opsommingspunten die onder de regels worden afgedrukt: meestal een groep Inbegrepen en Uitgesloten. Druk op Groep toevoegen om een groep te starten, Punt toevoegen om er een regel aan toe te voegen. Itemtekst vult automatisch aan vanuit je bibliotheek met werkomschrijvingen.

Foto's#

Tot 8 foto's uit de mediabibliotheek worden op de offerte afgedrukt. Druk op Foto's toevoegen, kies ze, en druk op Selectie gebruiken.

Een offerte versturen#

Versturen vraagt om bevestiging en benoemt het gevolg: de offerte krijgt zijn nummer, de prijzen worden vastgezet, en de klant ontvangt de PDF met een acceptatielink. Als de e-mail niet kan worden verstuurd blijft de offerte waar hij was, maar het toegekende nummer wordt niet hergebruikt. Nummerreeksen hebben nooit gaten en hergebruiken nooit een nummer.

Wat de klant ziet hangt af van Verkoopinstellingen → Offertes → Accepteren:

• Eén klik: een Accepteren- en een Afwijzen-knop.
• Getekende handtekening: een handtekeningveld waarin ze tekenen. Accepteren produceert een tweede PDF met de handtekening erop afgedrukt, en de offerte toont Ondertekend met de datum.

E-mail opnieuw versturen, de hoofdknop op een verzonden offerte, stuurt dezelfde PDF en link opnieuw zonder iets te wijzigen.

Na acceptatie#

Een geaccepteerde offerte volgt Verkoopinstellingen → Offertes → Bij acceptatie van een offerte: een conceptfactuur, of een bestelling als je de module Webshop gebruikt. Je kunt ook zelf omzetten: Factuur maken is de hoofdknop op een geaccepteerde offerte die nog geen factuur heeft, en Bestelling maken staat onder Meer acties. Een tweede keer omzetten naar hetzelfde doel wordt geweigerd.

Een bestelling die uit een offerte ontstaat, houdt de geoffreerde prijzen, ook als de prijs van het product intussen is gewijzigd, en houdt decimale aantallen zoals ze zijn (64,5 m² blijft 64,5 m²). Voor elke regel die aan een catalogusproduct gekoppeld is, wordt voorraad gereserveerd, ook voor de componenten van een configuratie op maat. Alleen een echt voorraadtekort weigert de omzetting. Een regel die om een andere reden geen voorraad kan nemen (het product is op concept gezet of verwijderd, of de verkoopwijze is uitgeschakeld), wordt toch omgezet, zonder voorraad, en de tijdlijn van de bestelling toont "Geen voorraad gereserveerd voor {name} ({code})". Zie Bestellingen → Tijdlijn.

Pdf openen en Ondertekende pdf openen (onder Meer acties) openen het opgeslagen document. Offerte annuleren is beschikbaar zolang de offerte Concept, Aangevraagd of Verzonden is; Verwijderen bestaat alleen zolang de offerte een concept is. Beide staan onderaan Meer acties en vragen om bevestiging.