Bestellingen

Bestellingen vind je onder Webshop → Bestellingen. De meeste bestellingen komen binnen via je webshop, maar je kunt er ook handmatig een aanmaken voor verkoop per telefoon of e-mail. De lijstschermen in dit hoofdstuk hebben een actief bedrijf nodig, geselecteerd bovenaan de zijbalk; zonder actief bedrijf tonen ze alleen "Selecteer eerst een bedrijf."

De bestellingenlijst#

De lijst toont elke bestelling van het actieve bedrijf, standaard 25 per pagina, met onderaan het totaal, Rijen per pagina (25, 50 of 100) en Vorige / Volgende. Zie Werken met lijsten.

• Zoeken filtert bestellingen terwijl je typt.
• Filterknop Status: vink een of meer statussen aan, bijvoorbeeld Betaald en Verzonden samen.
• Het Geplaatst-filter opent een kalender: kies een periode, of Vandaag, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen of Deze maand.
• Klik op de kolomkop #, Totaal, Status of Geplaatst om op die kolom te sorteren.

Klik op een rij om de detailpagina van de bestelling te openen. Heb je nog geen bestellingen, dan biedt de lege staat een knop Nieuwe bestelling en een knop API-documentatie die de storefront-API-referentie in een nieuw tabblad opent.

Bestelstatussen#

Geannuleerd en Terugbetaald zijn definitief: zodra een bestelling een van deze statussen bereikt, kan die niet meer veranderen.

Status in bulk wijzigen#

Vink het selectievakje op een of meer rijen aan (of het selecteer-alles-vakje in de kop) om de bulkacties te tonen:

• Markeer als betaald
• Markeer als verzonden
• Annuleren (destructief)

Elke bulkactie vraagt eerst om bevestiging ("Pas "Markeer als betaald" toe op N items?"). Let op: bulk Markeer als verzonden vraagt niet om vervoerder- of trackinggegevens; wil je tracking vastleggen, markeer de bestelling dan als verzonden vanaf de detailpagina.

Handmatig een bestelling aanmaken#

1. Klik op Nieuwe bestelling in de bestellingenlijst.
2. Klant (optioneel): typ 2 of meer tekens in Klanten zoeken... en kies een klant uit de resultaten. Het kiezen van een klant vult het veld E-mail als dat nog leeg is. Klik op Wijzigen om de klant weer los te koppelen.
3. E-mail is verplicht, ook zonder gekoppelde klant.
4. Regels: kies per regel een Product, een Variant (de keuzelijst verschijnt alleen wanneer het product actieve varianten heeft) en een Aantal. Het aantal volgt de eenheid van het product: een product per Stuk neemt een heel getal, andere eenheden nemen maximaal 3 decimalen met een punt of een komma (0,75 kg). Kies je een product Op maat, klik dan op Configureren (zie Een regel op maat configureren). Klik op Regel toevoegen voor meer regels, of op Verwijderen om er een te schrappen (de laatste overgebleven regel kun je niet verwijderen). Regels waarvoor je nooit een product hebt gekozen, worden bij het opslaan stilzwijgend weggelaten.
5. Afhandeling: kies een Verzendmethode (of laat Geen verzending staan) en een Status. Bij het aanmaken zijn alleen In afwachting van betaling (de standaard) en Betaald beschikbaar; elke andere status wordt later via statuswijzigingen bereikt.
6. Adressen (optioneel): klik op Tonen om de velden voor factuur- en verzendadres uit te klappen (Naam, Straat, Postcode, Plaats, Land). Een adres wordt alleen opgeslagen als je minstens één van de velden invult.
7. Klik op Bestelling aanmaken. Bij succes kom je direct op de detailpagina van de nieuwe bestelling. Validatieproblemen verschijnen onder het bijbehorende veld of de bijbehorende regel.

Een regel die het platform niet kan verkopen, wordt geweigerd met een melding onder die regel, en er wordt niets aangemaakt: een product dat niet actief is of geen prijs heeft, een variant die ontbreekt of inactief is, een product op maat dat je niet hebt geconfigureerd, of een product waarvan de verkoopwijze uit staat (bijvoorbeeld Op maat terwijl de module Configurator uit staat). Pas de regel aan of verwijder hem en klik opnieuw op Bestelling aanmaken.

Een regel op maat configureren#

Een product Op maat kan niet ongeconfigureerd op een bestelling. Klik na het kiezen ervan op Configureren naast de regel om het dialoogvenster {name} configureren te openen: "Vul de maten in en kies de opties. De prijs wordt direct bijgewerkt."

• Dimensies: één veld per dimensie, met de eenheid en het toegestane bereik ("{min} tot {max} {unit}"). Dimensies zijn hele getallen: een waarde als 120,5 toont "Gebruik een heel getal." en wordt niet geprijsd.
• Optiegroepen: één keuze per groep met Verplicht, of meerdere in een groep met Meerdere. Een optionele groep met één keuze biedt ook Geen.
• Stukprijs: de live prijs met de opbouw. Zolang niet alles is ingevuld, meldt het vak wat er ontbreekt ("Vul {labels} in om de prijs te zien." of "Kies {groups} om verder te gaan."). "Klantgroepprijzen worden toegepast bij het aanmaken van de bestelling."

Klik op Bevestigen om de configuratie op de regel te zetten. De regel toont dan de omschrijving (naam, dimensies en keuzes) en "{price} per stuk"; de knop heet nu Configuratie bewerken om hem te wijzigen. Kies je een ander product op de regel, dan vervalt de configuratie. De bestelling prijst, reserveert voorraad voor de componenten en legt de configuratie vast, precies zoals een afrekening in de webshop dat doet.

Besteldetail#

De header bovenaan de pagina toont Bestellingen (terug naar de lijst), het bestelnummer met de statusbadge, en het e-mailadres en de plaatsingsdatum. Op een breed scherm blijft de header in beeld terwijl je scrolt. Rechts staan de acties:

• De volgende stap voor de bestelling als hoofdknop: Markeer als betaald, Markeer als verzonden of Markeer als afgerond (zie De status van een bestelling wijzigen).
• Factuur maken, of Factuur bekijken zodra de bestelling er een heeft, wanneer de module Verkoop aan staat.
• Meer acties (de knop ⋯): Factuur, Pakbon, Bekijk e-mail en E-mail opnieuw verzenden, en daarna Bestelling annuleren en Terugbetalen als de status dat toelaat.

Naast de regels (eronder op een smal scherm) toont de kaart Klant de Naam en het E-mail van de klant. Is de bestelling aan een klant gekoppeld, dan linkt de naam naar de pagina van die klant.

Documenten en e-mail#

Deze staan onder Meer acties in de header.

• Factuur opent de factuur-PDF in een nieuw tabblad. De pagina laadt de bestelling daarna opnieuw, omdat het genereren van de eerste factuur het factuurnummer toekent.
• Pakbon opent de pakbon-PDF in een nieuw tabblad.
• Bekijk e-mail opent een voorbeeld van de orderbevestigingsmail.
• E-mail opnieuw verzenden zet de bevestigingsmail opnieuw in de wachtrij; je ziet de melding "Bevestigingsmail staat in de wachtrij." en een nieuwe regel in de tijdlijn.

Regels, totalen en adressen#

De regeltabel toont Product (met variantlabel en, voor geconfigureerde producten, een configuratiesnapshot zoals "width: 200 x depth: 300" met een prijsopbouw), SKU, Aantal, Prijs per stuk, BTW (tarief en belastingbedrag) en het regeltotaal (Totaal). Daaronder toont het totalenblok het Subtotaal, één regel Korting: {name} per kortingscode of -regel (één regel Korting bij oudere bestellingen) als negatief bedrag, een regel Verzending ({method}) wanneer een verzendmethode is ingesteld, één regel BTW {rate}% per btw-tarief, en het Totaal. Heeft de bestelling korting, dan is het Subtotaal het bedrag vóór de korting, zodat de regels optellen tot het Totaal.

De kaarten Factuuradres en Verzending naast de regels tonen elk adres op één regel. Wanneer er tracking is, toont de kaart Verzending ook Tracking: {carrier} {number}.

De status van een bestelling wijzigen#

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van de huidige status. De eerste (Markeer als betaald, Markeer als verzonden of Markeer als afgerond) is de hoofdknop in de header; Bestelling annuleren en Terugbetalen staan onder Meer acties:

Markeer als verzonden opent een dialoog waarin je optioneel een Vervoerder (bijvoorbeeld PostNL of DHL) en een Trackingnummer kunt toevoegen voordat je bevestigt.

Bestelling annuleren en Terugbetalen vragen om bevestiging en waarschuwen precies wat er gebeurt: verkochte voorraad wordt teruggeboekt en de bestelling kan niet opnieuw worden geopend. Er is geen ongedaan maken. Terugboeken geeft precies terug wat de bestelling uit de voorraad nam, nooit meer: een regel die zonder bijgehouden voorraad is verkocht (of zonder voorraad uit een offerte is omgezet), boekt niets terug.

Tijdlijn#

De tijdlijnkaart toont elke gebeurtenis op de bestelling met datum en tijd, en wie die veroorzaakte (Verkoper, Webshop of Systeem). Statuswijzigingen verschijnen als "Status: {from} → {to}"; tracking verschijnt als "Tracking toegevoegd ({carrier} {number})". Is deze bestelling uit een geaccepteerde offerte ontstaan en kon een van de regels geen voorraad nemen (bijvoorbeeld omdat het product intussen op concept is gezet of de verkoopwijze is uitgeschakeld), dan staat de regel toch op de bestelling en toont de tijdlijn "Geen voorraad gereserveerd voor {name} ({code})", zodat je weet dat je de voorraad van die regel met de hand moet controleren. Zie Offertes.