Loonruns

Een loonrun bevat de loonstroken van alle medewerkers voor één periode. Mensen → Loonruns (/m/payroll/runs) toont je runs met Periode, Soort (Regulier of Correctie), Status (Concept of Definitief), Loonstroken, Bruto en Netto. Filter in de werkbalk op Status; een rij opent de run.

Een loonrun maken#

• Nieuwe loonrun maakt een concept voor de volgende periode om te betalen: de periode na je laatste definitieve reguliere run, of de periode waarin vandaag valt als er nog geen is.
• Voor een andere periode opent Loonrun voor een andere periode: kies onder Begin van de periode de eerste dag van de periode (alleen begindatums van perioden zijn te kiezen) en klik op Loonrun aanmaken.

Er kan één regulier concept tegelijk zijn. Zolang er een reguliere conceptrun is, zijn beide knoppen uitgeschakeld met "Maak de conceptrun eerst definitief of verwijder hem." Een conceptcorrectie (zie correcties) blokkeert ze niet. Een periode die al definitief is, krijgt geen tweede reguliere run ("Deze periode is al definitief."): gebruik dan een correctie. Ook een periode die een definitieve reguliere run overlapt, krijgt geen run ("Deze periode overlapt een definitieve loonrun.").

Perioden zijn genoemd naar je instelling voor de loonperiode: 2026-10 bij maandelijkse betaling, 2026-P11 bij perioden van vier weken, 2026-W43 bij wekelijkse betaling. Zie Loonperioden.

Wat een conceptrun berekent#

De run krijgt een loonstrook voor elke medewerker die op minstens één dag van de periode in dienst is. Elke loonstrook begint met:

Elke loonstrook toont Bruto loon, Inhoudingen, Netto loon en Werkgeverslasten, en de run toont dezelfde totalen voor alle loonstroken onder Totalen. Het bruto loon is de som van de verdiensten, het netto loon is het bruto loon min de inhoudingen, en de werkgeverslasten zijn het bruto loon plus de werkgeversbijdragen. Reserveringen, zoals de reservering vakantiegeld, worden opzijgezet: ze veranderen het netto loon van deze loonstrook niet. Een regel Onkostenvergoeding telt mee in het bruto en netto loon, maar vakantiegeld en percentages uit vaste regels worden er niet over berekend: het is een vergoeding van kosten en geen loon.

Regels hebben een markering voor hun herkomst, uitgelegd onder elke loonstrook (Herkomst van de regel). Berekende regels zijn gemarkeerd als Berekend en de regels uit je vaste regels als Vaste regel; een berekende regel of vaste regel die je hebt gewijzigd, is gemarkeerd als Handmatig gewijzigd. Regels die je zelf hebt toegevoegd en de belastingregels hebben geen markering.

Notities bij de run zijn interne notities, nooit op een loonstrook, en worden opgeslagen als je het veld verlaat. Je kunt ze ook op een definitieve run bewerken.

Uren van medewerkers met uurloon#

De loonstrook van een medewerker met uurloon heeft een veld Gewerkte uren. Typ de uren en verlaat het veld om ze op te slaan ("Wordt opgeslagen als je het veld verlaat."). Heeft de medewerker deze periode niet gewerkt, zet dan Geen loon deze periode aan: de loonstrook blijft op nul en heeft geen uren nodig.

Tot een van de twee is gedaan, toont de loonstrook "Vul de gewerkte uren in." en kan de run niet definitief worden.

De uren van een medewerker met vast salaris volgen de contracturen en zijn niet in te typen.

Een regel handmatig wijzigen#

In een concept heeft elke regel een bedragveld. Typ een nieuw bedrag en verlaat het veld om het op te slaan.

• Een berekende regel of regel uit een vaste regel die je wijzigt, wordt gemarkeerd als Handmatig gewijzigd. Hij houdt je bedrag bij een herberekening en bij definitief maken, en de regels die ervan worden berekend volgen je bedrag: wijzig je het Salaris, dan volgen de reservering vakantiegeld en de percentages uit vaste regels. Wijkt het berekende bedrag later af van het jouwe (bijvoorbeeld omdat het salaris daarna is verhoogd), dan toont het concept het onder het bedrag, bijvoorbeeld Berekend: € 3.100,00, zodat je kunt beslissen of je de regel terugzet.
• Terug naar berekend (de pijlknop naast het bedrag) zet de regel terug op het berekende bedrag ("Regel teruggezet naar het berekende bedrag").
• Regel toevoegen onder een loonstrook voegt een eigen regel toe: kies een Onderdeel (Verdiensten, Inhoudingen, Reserveringen, Werkgeversbijdragen) en een Soort (bijvoorbeeld Overuren, Onkostenvergoeding, Pensioenpremie werknemer, of Overig met je eigen Omschrijving), dan het Bedrag, en eventueel Aantal en Tarief. Een regel die je hebt toegevoegd, haal je weg met Regel verwijderen (de prullenbakknop naast het bedrag); hij wordt meteen verwijderd ("Regel verwijderd.").

Bedragen vul je in als 125,00 (in het Engels 125.00). Een inhouding vul je in als positief bedrag: die wordt van het bruto loon afgetrokken.

Loonheffing en Zvw#

Borkol berekent in deze versie geen belasting. Elke loonstrook van een reguliere run krijgt onder Inhoudingen een regel Loonheffing en een regel Bijdrage Zvw, op 0,00. Vul de bedragen in die je boekhouder of de loonbelastingtabellen je geven; beide worden van het netto loon afgetrokken, en de loonheffing telt mee in de cumulatieve Loonheffing op de loonstrook. Bij een herberekening blijft staan wat je hebt ingevuld.

Opnieuw berekenen#

Opnieuw berekenen bouwt het concept opnieuw op uit de huidige gegevens: medewerkers die in de periode in dienst kwamen krijgen een loonstrook, medewerkers die er niet meer in vallen verliezen de hunne, en salarissen, uurlonen, vakantiegeld en vaste regels worden opnieuw berekend. Wat je handmatig hebt gewijzigd, de regels die je hebt toegevoegd en de belastingbedragen blijven staan.

Definitief maken#

Definitief maken vraagt Deze loonrun definitief maken? ("Loonstroken krijgen hun nummer en pdf en kunnen niet meer veranderen. Een fout herstel je daarna met een correctierun."). Definitief maken:

1. Berekent eerst elke loonstrook opnieuw met de huidige medewerkergegevens. Regels die je handmatig hebt gewijzigd, blijven staan.
2. Controleert de run. Wat het tegenhoudt, staat per medewerker onder Deze loonrun kan nog niet definitief worden: "Vul de gewerkte uren in.", "Het netto loon is lager dan nul." of, bij een lege run, "Er staan geen loonstroken in deze run." Er wordt niets genummerd zolang de run niet door de controle komt.
3. Nummert de loonstroken in de volgorde van het personeelsnummer, zonder gaten, uit je reeks voor loonstroken (standaard LS2026-0001; zie Nummering). Een nummer wordt nooit hergebruikt, en een definitieve run wordt nooit teruggedraaid.
4. Zet de loonstroken vast, met de medewerker- en werkgeversgegevens zoals ze nu zijn, en maakt van elke loonstrook een pdf.

Kon een pdf niet worden gemaakt, dan heeft de loonstrook nog geen knop Pdf openen. Ontbrekende pdf's maken onder Meer acties probeert het opnieuw; de nummers blijven zoals ze zijn.

Op een definitieve run is Per e-mail versturen de hoofdknop en staat Pdf's downloaden ernaast. Zie Loonstroken.

Een concept verwijderen#

Concept verwijderen onder Meer acties verwijdert de conceptrun en al zijn loonstroken, ook je wijzigingen, na Deze conceptloonrun verwijderen?. Een definitieve run kan niet worden verwijderd.

Correcties#

Een definitieve loonstrook verandert nooit. Om een fout te herstellen, open je de definitieve run en kies je Correctie maken onder Meer acties. Een correctierun maken? legt het uit: een nieuw concept kopieert de definitieve loonstroken van die periode. Daarna:

1. Wijzig wat fout was op de loonstroken die het nodig hebben. Elke gekopieerde regel telt als een regel die je zelf hebt ingevuld, dus er wordt niets opnieuw berekend: de reservering vakantiegeld en de percentages uit vaste regels worden niet opnieuw berekend als je bijvoorbeeld het salaris wijzigt. Pas die regels ook zelf aan. Hetzelfde geldt voor uren: als je de uren van een medewerker met uurloon wijzigt, verandert het bedrag van Gewerkte uren niet. Een gekopieerde regel haal je weg met Regel verwijderen.
2. Haal de medewerkers weg die geen correctie nodig hebben: Uit correctie halen in het menu ⋯ van hun loonstrook. Hun definitieve loonstrook blijft zoals hij is.
3. Maak de correctierun definitief.

Elke gecorrigeerde loonstrook krijgt een nieuw nummer, toont Corrigeert LS2026-0007 op het scherm van de run en heeft "Vervangt LS2026-0007" op de pdf. Hij vervangt de oorspronkelijke loonstrook: de cumulatieven, het vakantiegeldsaldo, de downloads en het versturen per e-mail gebruiken vanaf dan de nieuwe loonstrook. De oorspronkelijke blijft zichtbaar op zijn run, gedimd en gemarkeerd met Vervangen door LS2026-0012 (het nummer van de nieuwe loonstrook), maar valt buiten de downloads van die run en buiten Loonstroken per e-mail versturen.

Er kan per periode één conceptcorrectie tegelijk zijn.

Vakantiegeld#

Elke loonstrook reserveert vakantiegeld: het vakantiegeldpercentage maal de verdiensten van de loonstrook (zonder de uitbetaling zelf), te zien als Reservering vakantiegeld onder Reserveringen.

Het gereserveerde bedrag wordt uitbetaald als regel Uitbetaling vakantiegeld onder Verdiensten:

• in de maand die je kiest onder Vakantiegeld uitbetalen in in de instellingen, op de loonstrook van de periode waarin de eerste dag van die maand valt, en
• op de laatste loonstrook van een medewerker die uit dienst gaat, ongeacht de maand.

De uitbetaling is alles wat nog openstaat: wat is gereserveerd min wat is uitbetaald, over de jaren heen (het saldo begint op 1 januari niet opnieuw), inclusief de beginsaldi en de reservering van deze loonstrook zelf. Een uitbetalingsregel die je handmatig toevoegt, telt als uitbetaald. Met Handmatig (voeg een uitbetalingsregel toe) gekozen, betaalt alleen de laatste loonstrook automatisch uit: voeg zelf een regel Uitbetaling vakantiegeld toe als je het uitbetaalt.