Offertes en facturen importeren

Als je overstapt naar Borkol vanuit een ander offerte- of facturatiesysteem, hoeven je bestaande documenten niet vanaf nul te beginnen. De import brengt documenttypes, contacten, offertes, facturen, betalingen en nummerreeksen over vanuit één JSON-export, zodat je nummering doorgaat waar het oude systeem ophield in plaats van opnieuw bij 1 te beginnen.

Hier is nog geen selfservice-importscherm voor: Borkol-support voert hem voor je uit vanuit een JSON-bestand dat jij (of je oude systeem) aanlevert.

Hoe het werkt#

Support voert php artisan sales:import {tenant} {file} uit tegen de export. Voeg eerst --dry-run toe om het bestand te valideren en te zien hoeveel rijen van elk type zouden worden geïmporteerd, zonder iets weg te schrijven — deze run rolt altijd terug en slaat nooit media op tijdens een droogloop. Een echte run importeert alles in het bestand, of niets: elke fout op rijniveau (een totaal dat niet klopt, een onbekende nummerreeks, een geweigerde afbeeldings- of PDF-bron) rolt de hele import terug, en het commando meldt elke fout op zijn locatie in het bestand (bijvoorbeeld quotes[0] (q-1).total_amount: …).

De import is idempotent op external_id: hetzelfde bestand twee keer uitvoeren, of een bestand met nieuwe rijen toegevoegd aan een eerder bestand, slaat alles over wat al is geïmporteerd en voegt alleen het nieuwe toe.

Wat het bestand bevat#

De export is één JSON-document met vijf optionele top-level arrays:

Contacten#

Elk contact heeft een echte naam, optionele bedrijfsvelden, en een external_id die je zelf toewijst — dezelfde waarde wordt gebruikt om dit contact te matchen met offertes en facturen in hetzelfde of een later bestand. Adressen zijn getypeerd als factuuradres of werkadres, overeenkomend met de twee adrestypen waar een offerte of factuur naar kan verwijzen.

Offertes#

Elke offerte heeft zijn number, status, data, regels en omvangonderdelen, plus zijn eigen external_id. Een offerte kan ook een signature_url en signed_pdf_url bevatten (voor een geaccepteerde offerte die is ondertekend) en tot het gebruikelijke maximum aantal foto's als photos[] — allemaal opgegeven als URL's die bij de import worden opgehaald en in Borkol worden opgeslagen. Een conceptofferte krijgt bij de import nooit een nummer, net zoals een concept in het live systeem er nooit een heeft.

Facturen#

Elke factuur heeft zijn number, of het een invoice of credit_note is, zijn status, data, regels en eventuele al geregistreerde betalingen. Een creditnota verwijst naar de factuur die hij corrigeert.

Reeksen#

Elke invoer benoemt een scope (offerte, factuur of creditnota), optioneel een specifiek documenttype, de boekhoudkundige period waarop hij van toepassing is, en de hoogste value die al is uitgegeven in die periode. Na de import pakt de live nummering het nummer direct na die waarde op — er wordt niets hernummerd en er ontstaan geen gaten.

Media#

Handtekeningen, ondertekende PDF's en factuur-PDF's die via URL worden aangeleverd, worden gedownload en op dezelfde manier opgeslagen als een document dat binnen Borkol wordt gegenereerd; offertefoto's worden aan je mediabibliotheek toegevoegd zoals elke andere upload. Alleen gewone openbare webadressen worden geaccepteerd als bron — privé-, lokale of anderszins onbereikbare adressen worden geweigerd.