Facturen

Facturen staan onder Verkoop → Facturen, samen met creditnota's.

De factuurlijst#

25 facturen per pagina (aan te passen met Rijen per pagina), met zoeken en filterknoppen voor Status (een of meer), Type en Alleen vervallen, en sorteerbare kolommen #, Klant, Type, Status, Factuurdatum, Vervaldatum, Totaal en Openstaand.

Factuurstatussen#

Alleen Concept-facturen zijn bewerkbaar; al het andere is vastgezet en toont een banner die uitlegt waarom: corrigeer een verzonden factuur in plaats daarvan met een creditnota. Vervallen stel je niet zelf in: een dagelijkse controle zet een Verzonden factuur op Vervallen zodra de vervaldatum is verstreken en er nog een openstaand bedrag op staat, en zet hem terug als een betaling hem weer bijwerkt.

De factuurheader#

De header bovenaan een factuur toont Facturen (terug naar de lijst), het factuurnummer met de status, en op een creditnota het label Creditnota. Op een breed scherm blijft de header in beeld terwijl je scrolt. Rechts staan de acties:

• Zolang de factuur een concept is: Opslaan als hoofdknop, met Versturen ernaast.
• Zodra hij verzonden is, is de hoofdknop Pdf openen.
• Meer acties (de knop ⋯) bevat de rest, voor zover die op de factuur van toepassing is: E-mail opnieuw versturen en Creditnota maken, en op een concept daarna Factuur annuleren en Verwijderen.

Behalve Opslaan, Versturen en Verwijderen werkt elke actie op de opgeslagen factuur. Met niet-opgeslagen wijzigingen zijn ze grijs en staat Sla je wijzigingen eerst op. onder de header, bij de banners voor een vastgezette factuur of een creditnota.

Een factuur schrijven#

Klant en gegevens#

Kies een Contact op dezelfde manier als bij een offerte, of typ een E-mail en Naam voor een eenmalige klant. Documenttype bepaalt de nummerreeks. Onder Gegevens stel je de Factuurdatum, Prestatiedatum en Vervaldatum in, een Introductie die boven de regels wordt afgedrukt, en een Voettekst die eronder wordt afgedrukt.

Regels#

Factuurregels gebruiken dezelfde tabel als offertes; zie Offertes → Regels voor de veld-voor-veld beschrijving. Kies je een product onder Uit de catalogus, dan worden de titel, de eenheid, de prijs en de btw-klasse op de regel gezet; anders dan een offerteregel blijft een factuurregel niet aan het product gekoppeld.

Een factuur versturen#

Versturen kent het factuurnummer toe en legt de PDF vast; niets aan een verzonden factuur kan daarna nog worden gewijzigd, inclusief de regels, data of notities. E-mail opnieuw versturen (onder Meer acties) stuurt de opgeslagen PDF opnieuw zonder iets te wijzigen. Pdf openen, de hoofdknop op een verzonden factuur, opent het document dat daadwerkelijk is verstuurd.

Bedragen#

Elke factuur toont vier cijfers: Totaal (waarvoor hij is uitgegeven), Betaald (betalingen ertegen geregistreerd), Gecrediteerd (bedragen eraf gehaald door creditnota's), en Openstaand (wat nog uitstaat).

Creditnota's#

Creditnota maken (onder Meer acties) is beschikbaar op een Verzonden, Vervallen of Betaalde factuur. Het opent een conceptcreditnota voorgevuld met de tegengestelde regels en bedragen, en zijn eigen nummer uit de creditnotareeks zodra je hem verstuurt. Het maken van een creditnota verandert de status van de oorspronkelijke factuur niet (die blijft Verzonden, Vervallen of Betaald), maar de oorspronkelijke factuur krijgt een banner Deels gecrediteerd die het afgehaalde bedrag noemt, en de creditnota zelf toont een banner Creditnota die terug linkt naar Originele factuur bekijken.

Een creditnota kan niet negatief worden: een factuurtotaal kan ook nooit negatief zijn, dus een correctie die groter is dan wat er nog op de factuur staat, wordt geweigerd in plaats van stilzwijgend begrensd. Een creditnota neemt ook nooit betalingen aan: alleen de factuur die hij corrigeert is betaalbaar. De pdf heet Creditnota, noemt de factuur die hij corrigeert (Betreft factuur) en heeft geen vervaldatum.

Verwijderen#

Verwijderen bestaat alleen zolang de factuur (of creditnota) een Concept is; alles wat is verzonden is permanent. Ook Factuur annuleren wordt alleen op een concept aangeboden. Beide staan onderaan Meer acties en vragen om bevestiging.