Verkoop
Documentsjablonen
Ontwerp de opmaak van je offertes, facturen en creditnota's met de visuele sjablooneditor.
Bekijk als MarkdownElke offerte, factuur en creditnota die je verstuurt wordt opgemaakt met een sjabloon: een stapel blokken (header, klant, regels, totalen, voorwaarden, handtekeningen) die je visueel rangschikt. Sjablonen zijn data per bedrijf, geen code, dus een wijziging heeft nooit een release nodig.
Sjablonen staan onder Verkoop → Instellingen, in twee secties:
- Documenten (
/m/sales/settings/documents): welk sjabloon elk soort document gebruikt. - Sjablonen (
/m/sales/settings/templates): de sjablonen zelf.
Een sjabloon bewerken, hernoemen, dupliceren of verwijderen kan alleen de werkruimte-eigenaar. Iedereen anders kan de secties Documenten en Sjablonen nog wel bekijken en een sjabloon alleen-lezen openen.
Standaardsjablonen
Elk bedrijf begint met drie alleen-lezen sjablonen:
| Sjabloon | Opmaak |
|---|---|
| Standard | Logo, bedrijfsblok rechts, klantblok, metaregels, intro, regels met kolommen voor eenheid en btw, totalen in een kader, voorwaarden, handtekeningen. |
| Compact | Dezelfde inhoud met een kleinere header, zonder eenheidkolom en met een eenvoudig totalenblok, voor documenten die op één pagina moeten passen. |
| Modern | Bedrijfsnaam (of logo) en contactgegevens naast elkaar, een opvallend blok met nummer en datums, een gevulde kop boven de regels, het totaal in je accentkleur, een blok Betaalgegevens op facturen, voorwaarden in een kader en een voettekst met twee kolommen. Het bedrijfsblok laat het KvK-nummer en het btw-nummer weg; die staan samen met het IBAN (zonder BIC) in de voettekst. |
Een standaardsjabloon kun je niet bewerken of verwijderen. Dupliceer het, geef de kopie een naam en bewerk die kopie.
Modern in je eigen kleur
Modern gebruikt het standaard blauwe accent. Wil je je eigen kleur, dupliceer dan Modern onder Verkoop → Instellingen → Sjablonen, open de kopie, selecteer niets op de pagina, wijzig Accentkleur in het paginathema en klik Opslaan. Kies de kopie daarna als sjabloon voor facturen en creditnota's onder Verkoop → Instellingen → Documenten en klik Opslaan in de balk onderaan het scherm.
Een sjabloon kiezen per documentsoort
Open Verkoop → Instellingen → Documenten. Elke soort (Offertes, Facturen, Creditnota's) heeft een eigen keuzelijst met de sjablonen die die soort ondersteunen. Kies er een, of Geen sjabloon om de keuze te wissen, en klik Opslaan in de balk die onderaan het scherm verschijnt.
Een andere keuze geldt alleen voor toekomstige documenten. Een offerte of factuur die al verzonden is houdt de pdf waarmee hij verstuurd is, voor altijd: die pdf wordt bij het versturen opgeslagen en nooit opnieuw opgemaakt.
Een sjabloon bewerken
Klik in Verkoop → Instellingen → Sjablonen op Bewerken bij een van je eigen sjablonen. De editor opent schermvullend: links de blokkenlijst, in het midden je pagina op A4-verhouding, rechts de instellingen van het geselecteerde blok.
De pagina is gevuld met voorbeeldgegevens (een fictieve klant, drie regels met 21% en 9% btw, een lijst met werkzaamheden, twee foto's en een handtekening), zodat je ziet hoe een blok eruitziet zonder een echt document te versturen. Met de keuzelijst Voorbeeldtaal in de header wissel je het voorbeeld tussen EN, NL en TR; dat is de snelste manier om te controleren of een Nederlands document nog past nadat je een kolom hebt versmald.
Sleep een blok van links op de pagina om het toe te voegen, sleep het aan de greep om het te verplaatsen, en selecteer het om de instellingen te wijzigen. Klik Opslaan als je klaar bent. Weggaan met niet-opgeslagen wijzigingen toont "Weggaan zonder opslaan?" met Verder bewerken en Wijzigingen verwerpen.
Een standaardsjabloon openen toont "Dit is een standaardsjabloon. Dupliceer het om wijzigingen te maken." en de editor is alleen-lezen; een sjabloon openen als iemand anders dan de werkruimte-eigenaar toont in plaats daarvan "Alleen de eigenaar van de werkruimte kan sjablonen wijzigen."
Blokken
| Blok | Wat het toont |
|---|---|
| Header | Je logo, een optionele titel en een lijn in je accentkleur. Zonder eigen titel toont hij het documenttype, anders Offerte, Factuur of Creditnota. |
| Bedrijfsgegevens | Je bedrijfsadres, btw-nummer, KvK-nummer, IBAN, BIC, e-mail, telefoon en website, elk apart aan of uit. |
| Klant | Naam, contactpersoon en adres van de klant, en optioneel het btw-nummer en KvK-nummer. Kies het factuur- of het werkadres. |
| Documentmeta | Nummer, documentsoort, datum, geldig tot, vervaldatum en prestatiedatum, als regels of op één lijn. |
| Intro | De introtekst van het document, met een terugvaltekst voor documenten zonder intro. |
| Regels | De regeltabel. Zet de eenheidkolom, de btw-kolom, regelomschrijvingen, regelnummers en zebrastrepen aan of uit. |
| Totalen | Subtotaal, btw per tarief, totaal, en optioneel het betaalde en openstaande bedrag. |
| Betaalgegevens | Alleen op facturen: begunstigde, IBAN, BIC, bank, het factuurnummer als kenmerk en de vervaldatum, zodat de klant direct vanuit de pdf kan betalen. Op offertes en creditnota's of zonder IBAN in je bedrijfsprofiel drukt het blok niets af. |
| Werkzaamheden | Wat wel en niet inbegrepen is, gegroepeerd per categorie, in één tot drie kolommen. |
| Voorwaarden | De voorwaardentekst van het document, in de grootte die je kiest. |
| Handtekeningen | Handtekeningvlakken voor jou en de klant, met de getekende handtekening als de offerte ondertekend is. |
| Foto's | De foto's bij een offerte, in een raster van één tot vier kolommen, maximaal acht. |
| Tekst | Vrije tekst. Ondersteunt de placeholders hieronder. |
| Scheidingslijn | Een horizontale lijn. |
| Witruimte | Verticale ruimte. |
| Kolommen | Twee vlakken naast elkaar, elk met eigen blokken. |
| Pagina-einde | Zet het volgende blok op een nieuwe pagina. |
| Footer | Een voettekst met optioneel een paginanummer. |
Blokopties die met Modern zijn toegevoegd
| Blok | Optie | Wat het doet |
|---|---|---|
| Header | Zonder logo: Geen of Bedrijfsnaam | Drukt je bedrijfsnaam af als er geen logo is. |
| Bedrijfsgegevens | Website tonen, BIC tonen | Voegen de website en de BIC toe (standaard uit). |
| Klant | Kop uit documentlabel | Gebruikt een kop die bij het document past: Factuur aan op een factuur, Creditnota aan op een creditnota en Offerte voor op een offerte. |
| Klant | BTW-nummer tonen, KvK-nummer tonen | Drukken het btw-nummer en het KvK-nummer van de klant onder het adres af (standaard uit). |
| Documentmeta | Indeling Prominent | Nummer en datums als groot blok, naast de andere indelingen. |
| Regels | Koptekststijl: Lijn of Gevuld | Gevuld geeft de kolomkop een gekleurde achtergrond. |
| Totalen | Nadruk Accent | Geen kader: het totaal wordt groter en vet afgedrukt in je accentkleur, de andere rijen hebben de normale tekstkleur. |
| Betaalgegevens | BIC tonen, Bank tonen, Kenmerk tonen, Vervaldatum tonen | Kies welke betaalregels verschijnen. |
| Voorwaarden | Met kader | Zet de voorwaarden in een kader. |
| Footer | Tekst rechterkolom | Een tweede tekst rechts in de voettekst, naast de hoofdtekst. |
Placeholders
In een Tekst- of Footer-blok worden deze placeholders vervangen bij het opmaken van het document:
| Placeholder | Vervangen door |
|---|---|
{{number}} | Het documentnummer (leeg bij een concept, dat nog geen nummer heeft). |
{{total}} | Het totaal inclusief btw, opgemaakt in de taal van het document. |
{{due_date}} | De vervaldatum, opgemaakt in de taal van het document. |
{{iban}} | Je IBAN uit Instellingen → Bedrijf. |
{{bic}} | Je BIC uit Instellingen → Bedrijf. |
{{bank}} | De naam van je bank uit Instellingen → Bedrijf. |
{{company}} | Je juridische naam, of je handelsnaam als er geen juridische naam is. De wordmark van de Header gebruikt bij voorkeur de handelsnaam. |
{{street}}, {{postal_code}}, {{city}} | Je adres. |
{{email}}, {{phone}}, {{website}} | Je contactgegevens. |
{{vat_id}}, {{coc}} | Je btw-nummer en KvK-nummer. |
{{vat_label}}, {{coc_label}} | De woorden voor die twee nummers in de taal van het document, bijvoorbeeld {{coc_label}} {{coc}}. |
Al het andere tussen dubbele accolades blijft staan zoals je het typt.
Paginathema
Selecteer niets op de pagina en het rechterpaneel toont het thema van het hele document:
- Font: sans, serif of mono.
- Accent: de kleur van de headerlijn en de koppen, als hexcode van zes tekens (
#2B6CB0). - Text en Muted: de twee tekstkleuren.
- Marges: boven, rechts, onder en links, in millimeters.
Voorbeeld bekijken
Voorbeeld-pdf slaat het sjabloon op, maakt het op met dezelfde pdf-motor als echte documenten en opent het resultaat in een nieuw tabblad. Met de keuzelijst Document ernaast kies je welke soort wordt opgemaakt: Offerte, Factuur of Creditnota, zodat je ook blokken kunt controleren die alleen op facturen staan, zoals Betaalgegevens. De voorbeeldlink verloopt na een paar minuten. Bekijk een voorbeeld na elke betekenisvolle wijziging: de editor benadert de pdf, hij ís de pdf niet.
Hernoemen en verwijderen
Hernoemen wijzigt de naam in de keuzelijsten. Verwijderen haalt het sjabloon weg, en weigert met "Dit sjabloon is nog geselecteerd voor een documentsoort of wordt door een document gebruikt. Kies eerst een ander sjabloon." zolang het sjabloon in de sectie Documenten gekozen is of hoort bij een document dat er al mee is opgemaakt. Kies daar eerst een ander sjabloon en verwijder daarna.
Verwijderen raakt nooit documenten die je al verstuurd hebt: hun pdf is opgeslagen, niet opnieuw opgemaakt.
Zie ook
- Bedrijfsprofiel: het logo, adres, btw-nummer, IBAN, BIC en banknaam die het bedrijfsblok en het blok Betaalgegevens afdrukken.
- Nummering: waar
{{number}}vandaan komt.