Inbox

Elke inzending van de formulieren op je site komt binnen in Inbox → Inbox. Elke inzending krijgt een nummer (bijvoorbeeld INQ-0042), bewaart de vragen zoals de bezoeker ze zag en kan worden opgevolgd met een status, notities, een antwoord per e-mail en een koppeling aan een contact.

De inboxlijst#

De kop toont hoeveel inzendingen Nieuw zijn, bijvoorbeeld 3 nieuw. De tabel toont de nieuwste inzendingen eerst:

Inzendingen die je nog niet hebt geopend, staan vetgedrukt (Ongelezen). Klik op een rij om haar te openen (Ctrl/Cmd-klik opent haar in een nieuw tabblad).

Filter de lijst met:

• het zoekveld, Zoek op naam, e-mail of nummer;
• de filterknop Formulier (typ om te zoeken als je veel formulieren hebt);
• Status: vink de statussen aan die je wilt zien. Standaard toont de inbox Nieuw, Open en Afgehandeld en verbergt hij Spam.

Herstellen zet de standaardweergave terug. Je filters blijven in de adresbalk staan, dus teruggaan vanaf een inzending brengt je bij dezelfde lijst. Zie Werken met lijsten.

Statussen#

Een inzending openen markeert haar als gelezen, maar verandert haar status niet. Wijzig de status met het statusmenu (Status wijzigen) bovenaan de inzending.

Een inzending#

De pagina van een inzending toont:

• Antwoorden: elke vraag die de bezoeker heeft beantwoord, per stap, met de labels van de versie die de bezoeker invulde en in je standaardtaal. Keuzes tonen hun optielabels; een toestemmingsvakje toont Akkoord. Geüploade bestanden staan onder hun vraag (zie Bestanden). Vragen die voor deze bezoeker verborgen waren, staan er niet bij, en vragen die later aan het formulier zijn toegevoegd ook niet.
• Details: de naam, het e-mailadres (een link die je mailprogramma opent) en het telefoonnummer van de bezoeker; de Pagina waarop het formulier stond, de Verwijzer, de Campagne-waarden en de Browser, als de site die heeft meegestuurd; en het Formulier, de Versie, wanneer de inzending is Ontvangen en de Taal van de bezoeker.
• Contact: het contact waaraan deze inzending is gekoppeld, zie hieronder.
• Notities: interne notities voor je team.

Een antwoord op een vraag Adres staat op één regel. Heeft de vraag een werkgebied en ligt het adres daarbuiten, dan eindigt de regel met de afstand, bijvoorbeeld "12,5 km, buiten het werkgebied".

Het IP-adres van de bezoeker wordt nooit opgeslagen.

Bestanden#

Bestanden die de bezoeker met een vraag Bestand uploaden heeft geüpload, staan onder die vraag met een afbeeldings- of pdf-icoon, de bestandsnaam en de grootte. Klik op een bestand om het in een nieuw tabblad te openen. De link wordt gemaakt als je klikt en werkt 5 minuten, dus klik later opnieuw in plaats van hem te delen. Kan een bestand niet worden geopend, dan verschijnt eronder "Kon dit bestand niet openen. Probeer het opnieuw.".

Bestanden uit formulieren zijn privé: ze staan niet in je mediabibliotheek en hebben geen openbaar adres.

Beantwoorden per e-mail#

Beantwoorden per e-mail opent een nieuwe e-mail aan de bezoeker in je mailprogramma, met het onderwerp Re: {form} {number}. Heeft de bezoeker geen e-mailadres achtergelaten, dan is de knop uitgeschakeld ("Deze inzending heeft geen e-mailadres om op te antwoorden.").

Notities#

Typ in Notitie toevoegen en klik op Notitie toevoegen. Notities zijn intern: de bezoeker ziet ze nooit. Elke notitie toont wie haar schreef en wanneer; een notitie van iemand die het team heeft verlaten, toont Voormalig teamlid. Een notitie kan maximaal 5000 tekens lang zijn.

Koppelen aan een contact#

Komt het e-mailadres van de bezoeker overeen met precies één van je contacten, dan wordt de inzending automatisch aan dat contact gekoppeld. Borkol maakt nooit zelf contacten aan.

Anders staat in de kaart Contact "Nog niet gekoppeld aan een contact." met de knop Contact aanmaken: een venster, ingevuld met de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de bezoeker, maakt een persoonscontact aan en koppelt het aan de inzending. Bestaat er al een contact met dat e-mailadres, dan zegt het venster dat ("Er bestaat al een contact met dit e-mailadres: ...") en biedt het in plaats daarvan Bestaand contact koppelen aan. Heeft je werkruimte verplichte eigen velden op contacten, dan kan het venster die niet invullen: het meldt "Deze werkruimte vraagt om extra contactvelden. Maak het contact aan via Contacten > Nieuw contact." met de knop Nieuw contact openen. Maak het contact daar aan en koppel het met Bestaand contact koppelen.

Een gekoppelde inzending toont de naam van het contact; klik erop om het contact te openen. Op de pagina van het contact toont de kaart Inzendingen elke formulierinzending van dat contact (nummer, formulier, status, datum) met een link naar elke inzending.

Mailfouten#

Kon de e-mail aan je team of de bevestiging aan de bezoeker niet worden verstuurd, dan meldt een banner bovenaan de inzending dat, bijvoorbeeld "Een e-mail voor deze inzending kon niet worden verstuurd", met welke mail mislukte (Melding aan je team of Bevestiging aan de bezoeker) en de reden. De inzending zelf is altijd opgeslagen. Controleer het mailaccount onder Instellingen → E-mail (zie E-mailaccounts).

Een inzending verwijderen#

Verwijderen vraagt eerst Deze inzending verwijderen?. De inzending verdwijnt meteen uit de inbox en wordt na 30 dagen definitief gewist, met haar notities en bestanden.

Meldingen#

Naast de meldingsmail (zie Meldingen) verschijnt elke nieuwe inzending in de meldingenbel in de balk boven de pagina: "Nieuwe inzending INQ-0042 op Offerteaanvraag". Klik erop om de inzending te openen.

Webhooks#

Je developer kan via webhooks horen over elke nieuwe inzending en elke gepubliceerde formulierversie: Instellingen → Webhooks biedt form_submission.created en form.published aan (zie Webhooks). De webhook bevat het nummer, het formulier, de naam en het e-mailadres, nooit de antwoorden.